Von der Stundenerfassung von Monteuren zur Verlohnung in DATEV
Unser Kunde ist einer der führenden Servicedienstleister in der Windenergiebranche und führt Wartungs-, Prüf- und Instandhaltungsarbeiten im Auftrag von Herstellern und Betreibern von Windkraftanlagen durch. Dabei sind ca. 100 Mitarbeiter im Einsatz.
Herausforderung
Die Monteure und Prüfer unseres Kunden sind im Rahmen Ihrer Arbeit bei der Durchführung von Servicedienstleistungen an unterschiedlichen Windkraftanlagen unterwegs und erfassen sorgfältig, welche Arbeiten wann durchgeführt wurden. Die Informationen aus den Berichten sind nicht nur für die Abrechnung gegenüber den Auftraggebern relevant, sondern werden auch für die Verlohnung der Mitarbeiter genutzt.
Pro Monat mussten deshalb hunderte von PDF-Berichten mühselig von einer Mitarbeiterin in der Lohnbuchhaltung ausgewertet und geprüft werden. Dabei wurde nicht nur auf die reine Stundenanzahl geachtet, sondern es wurden Überstunden, Wochenendarbeiten, Spesen für Dienstreisen, Feiertagszuschläge, sowie Abzüge für bestimmte Zeiten, mit berücksichtigt. Zudem fertigen mehrere Mitarbeiter einen gemeinsamen Bericht an, wenn Arbeiten gemeinschaftlich durchgeführt wurden. Dies spart Zeit bei der Berichterstellung, macht die manuelle Auswertung aber umso komplexer.
Vorgehen
Gemeinsam mit dem Kunden haben wir uns die Frage gestellt, ob es möglich ist diesen Arbeitsprozess so zu optimieren, dass er weniger zeitaufwendig und gleichzeitig noch zuverlässiger wird. Im Rahmen einer Analyse des Arbeitsflusses wurden die unterschiedlichen technologischen Optionen für diesen Anwendungsfall untersucht und mit dem Kunden diskutiert. Gemeinsam wurde entschieden, dass die Berichte im PDF Format beibehalten werden, da diese klassischer Weise ausgedruckt und in der Anlage des Auftraggebers hinterlegt werden. Gleichzeitig hatte sich der Arbeitsschritt der Erstellung der PDFs am Laptop bereits etabliert und war akzeptiert.
Ergebnis
SWMS hat eine Anwendung entwickelt, über die die Monteure Ihre Arbeitsberichte über den Web-Browser hochladen. Alle relevanten Daten werden von der Software ausgelesen und automatisch auf Plausibilität geprüft. Es wird unter anderem geprüft, ob Zeiten bereits eingereicht wurden. Danach werden die Informationen an den verantwortlichen Disponenten weitergeleitet. Dieser gibt die Berichte frei oder bittet den Ersteller um Nachbesserungen. Die Daten werden gespeichert und jeder Mitarbeiter kann die eigenen Berichte einsehen und weiß so transparent, wie viele Stunden er im laufenden und in vergangenen Monaten geleistet hat.
Am Monatsende werden alle freigegebenen Informationen ausgewertet. Das Softwaretool berechnet alle Stunden, Abzüge und Zuschläge je Mitarbeiter. Die Ergebnisse können dann in die Buchhaltungssoftware DATEV eingelesen und dort abschließend für die Verlohnung freigegeben werden.
Der Aufwand für die Stundenverwaltung und Verlohnung unseres Kunden konnte durch das eingeführte System enorm reduziert werden. Ein Aufwand von ehemals mehreren Arbeitstagen kann jetzt innerhalb weniger Stunden abgeleistet werden.
Neben diesem direkten Benefit werden aus der geschaffenen Datenbasis nach und nach weitere Mehrwerte geschaffen. Beispielsweise erfolgt inzwischen eine Auswertung unterschiedlicher Stundenarten (z.B. Arbeitszeit, Pausenzeiten, Reisezeiten, etc.). Anhand dieser Informationen können so kontinuierliche Prozessverbesserungen und neue Services geschaffen werden. Zudem verfügt das SWMS-System über eine Schnittstelle mit dem ERP-System des Kunden und tauscht hierüber Daten aus. Lesen Sie hierzu dieses Projektbeispiel.
